摘要：大数据时代，高校教研机构、师生队伍不断扩大，科研项目、论文、专利等科技成果高速增长，传统的Word、Excel等手工项目管理方式难以满足需求。因此，项目管理规范化、科学化、高效化的变革势在必行。华南理工大学广州学院通过项目管理的需求分析，构建通用、功能齐全的项目管理信息系统，该系统提高了项目管理效率、节省申报时间和费用、减少申报环节、全面统筹各管理部门审核流程，并保证数据完整、高速传递和实时可视化。

　　一、现状与矛盾

　　为了培养大学生创新精神和实践能力[1]，提升教师的教学水平和教学质量，每年各高校都会组织学生申报大学生创新创业类项目和教师申报教育教学改革类等项目。[2]目前仍有高校对师生项目的管理方法是通过纸本文件传递，Word、Excel文件统筹管理记录信息[3-4]，这表明课题申请、课题审核、课题批准、课题中期检查和课题结题等环节都是纸本的方式流转，这种传统做法在庞大的教学教研项目和大学生创新创业类项目面前，问题日益突出，主要包括以下几个方面：

　　（1）申请者需要准备复杂的纸质材料，申请效率低。

　　（2）申请流程繁杂，在没有统一系统的情况下，申请资料需要在不同孤立的部门中进行审核，涉及人员之多，规模之大，导致项目的开展和管理进度缓慢，流程拖沓，掉链脱节。

　　（3）纸本申请文件数据不完整、不规范、不一致现象极其严重，信息失误率高，同时在流程审批过程中文件容易丢失。

　　（4）项目申报表格样式多而内容种类也杂，许多数据光由管理人员人工一一评审，导致数据的准确率低，格式各种各样，二次利用率也低，不易存档与备案。除此，项目申报的过程中，项目负责人需要填报大量数据，数据的准确性和规范性都需要逐一审核，管理人员工作量巨大且效率较低。

　　（5）项目管理的及时性、有序性和可视化较差。

　　因此，在当前高校越来越重视学生创新项目、教师教学改革项目的背景下，统筹管理直接体现了高校的教研水平与管理水平。本论文旨在针对华南理工大学广州学院项目申报工作的开展和管理流程深入调研，总结并抽象出项目管理过程中项目相关人员的需求，设计出包括用户登录及验证、项目申报及不同部门管理、项目过程记录、经费管理、表格填写与上报、附件材料管理、项目统计及展示、在线讨论与反馈、基础数据对接与同步等完善的功能模块，最终设计出一套先进的面向师生的项目管理信息系统。

　　二、需求分析

　　1.管理人员需求分析

　　教学教研机构、师生团队队伍规模的不断扩大，科技项目、学术论文、专利、著作等科技成果数量的高速增长，项目大数据已经不能让管理人员使用传统繁杂的手工管理进行匹配。因此管理人员提出打造一个统一项目管理系统的需求，项目内容包括不同级别，不同对象的项目申报系统，系统实现项目管理人员管理在线申报、在线填写、在线生成报表、在线交流、审核、立项、中期检查、结题管理等一系列工作步骤的流程化处理事务功能；系统满足不同部门不同角色管理人员的项目管理、数据统计、报表输出功能，通过系统提供的功能模块，完成对项目的全生命周期管理，同时完成对科研成果的管理和统计；搭建云存储数据资源库，方便采集大量不同格式的文件附件。因此，针对管理者的需求分析，拟构建一个方便管理者管理项目进展情况的项目管理信息系统，以统筹、监督与监控所有项目的整个过程。

　　2.申报者需求分析

　　信息化背景下，高校学生和教师已经适应信息化环境，能够适应信息化管理。因此效率低下的传统手工管理模式和繁重的数据提取与整理工作已经不能满足信息化时代的需求。如何规范、完整、清晰、高效地给申请者提供项目申请的渠道，以及如何让申请者实时看到项目的审核进展以及项目开展状况都是项目管理信息系统开发的重要依据。

　　三、项目管理信息系统探索设计

　　1．项目管理信息系统设计理念

　　建设基于云服务的面向师生自主管理的项目管理信息系统，利用系统的网络化、信息化、自动化、个性化等特点及智能手机移动客户端的普及，简化教师学生申报项目流程和管理方式，优化项目申报及过程管理，积累更多的教学资源，方便今后数据分析、决策统计及报表输出。项目的意义重大：

　　（1）简化项目申报流程，扩大项目申报数量，从而提升教师的教学思维和学生创新能力的发展。

　　（2）搭建数字化校园数据资源中心，解决校内基础数据断链问题，保证项目数据的完整性和一致性。

　　（3）解决管理人员日常琐碎繁琐性重复工作。

　　（4）扩大了资源共享，加强了师生的创新工作思维。

　　（5）申报工作的任务式驱动，方便师生日常填报项目有关信息，增强了项目在线的互动，让团队相互了解进度，教师能及时了解学生的项目开展与学习情况，及时调整项目进度内容。

　　（6）管理者方便管理各个项目进展情况，可视化统计与分析数据，对运行中的项目进度能够实时统筹、监督与监控。